Digitales Aufrufsystem für Behörden – Vocatis optimiert Datenschutz & Effizienz
Das Personenaufrufsystem Vocatis ist eine moderne Lösung für das Warteschlangenmanagement in Behörden, Bürgerämtern, Rathäusern, Jobcentern, Sozialämtern, Kfz-Zulassungsstellen und weiteren Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung. Es digitalisiert die Besuchersteuerung, vereinfacht Abläufe und sorgt für eine klar strukturierte Organisation im gesamten Servicebereich.
Bürgerinnen und Bürger melden sich am Terminal schnell und unkompliziert an und werden anschließend systemgesteuert aufgerufen. Dadurch entstehen transparente, geordnete und effizient planbare Prozesse ohne manuelle Zwischenschritte.
Für Mitarbeitende in Behörden bietet Vocatis entscheidende Vorteile:
Die digitale Warteschlangensteuerung mit Vocatis entlastet Arbeitsabläufe durch den Wegfall manueller Prozesse und die automatische, strukturierte Zuweisung von Anfragen. Dadurch entsteht eine klare Organisation mit mehr Übersicht und weniger Koordinationsaufwand.
Gleichzeitig bleibt mehr Zeit für die Sachbearbeitung, während standardisierte Abläufe Stress reduzieren und für eine gleichmäßige, effiziente Auslastung im Behördenalltag sorgen.
1. Anmeldung am Terminal für terminierte- und Laufkunden
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Wir bieten eine integrierte Online-Terminreservierung in
Zusammenarbeit mit unserem Partner „Terminland“.
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Nahtlose Integration Ihrer bestehenden Online Terminreservierungen.
1. Anmeldung am Terminal für terminierte- und Laufkunden
KUNDE MIT TERMIN
KUNDE SPONTAN
Mit Termin
Kunden können sich mit ihrer bestehenden Online-Terminreservierung direkt am Terminal oder Empfang anmelden und werden automatisch der passenden Warteschlange zugeordnet. Bereits vorhandene Online-Terminbuchungssysteme wie Terminland oder Termin-Online-Buchen lassen sich nahtlos in das Aufrufsystem integrieren. Dadurch können bestehende Abläufe und Prozesse ohne aufwendige Umstellungen weiter genutzt werden.
Für Laufkundschaft
Besucherinnen und Besucher ohne Termin wählen ihr Anliegen direkt am Terminal aus. Das Aufrufsystem ordnet sie automatisch der passenden Warteschlange zu und ermöglicht eine flexible Priorisierung für kürzere Wartezeiten und effizientere Abläufe in Behörden und öffentlichen Einrichtungen.
3. Aufruf Ihrer Kunden über den Wartemonitor und/oder bequem per Smartphone.
Mitarbeitende rufen Nummern bequem direkt vom Arbeits-PC auf und steuern den gesamten Aufruf zentral. Der Aufruf erscheint in Echtzeit auf Displays im Wartebereich oder auf dem Smartphone der Kundschaft. So sind diskrete, vertrauliche Beratungen ohne direkten Warteschlangenbetrieb vor dem Schalter möglich.
4. Beratung
Webbasiert –
Ihr Arbeitsplatz‑PC genügt, zusätzlicher Hardware‑Aufwand entfällt.
2. Die aktuelle Wartezeit ist per Smartphone oder Wartemonitor jederzeit nachvollziehbar.
Zusätzlich ermöglicht die Splitscreen-Funktion die flexible Anzeige von Informationen und Präsentationen auf den Displays, sodass Behörden sowohl Serviceinhalte als auch aktuelle Hinweise parallel und zielgerichtet darstellen können.
Kunden können einfach den QR-Code auf der Wartemarke scannen und die Wartezeit bequem mit ihrem Smartphone verfolgen. (Auch papierlos möglich, der QR-Code kann direkt von einem Monitor gescannt werden)
• Anzeige der Wartenden vor eigener Nummer
• Anzeige durchschnittliche Wartezeit (optional)
• automatische Aktualisierung
